Meer inzicht hebben in de financiële situatie van zijn bedrijf is belangrijk voor melkveehouder Kees de Groot. Zo kan hij zien waar hij kan bijsturen. Om goed overzicht over de facturen (papier en digitaal) te hebben, wil de melkveehouder graag een overzicht van alle facturen en betalingen op één plek zonder extra te hoeven printen. Sinds 2018 werkt Kees de Groot daarom met Mifas Online.

Melkveehouder Kees de Groot heeft een melkveebedrijf in Dronten met 75 melkkoeien, 35 stuks jongvee en 45 hectare grond (waarvan 8 hectare maïs). De redenen voor de melkveehouder om met Mifas Online te beginnen waren om beter inzicht te krijgen in de verschillende kostenposten en zelf beter en tijdiger op de hoogte te zijn van de financiële situatie van zijn bedrijf. De Groot: ‘Het is erg handig om de boekhouder alles te laten doen, echter tijdens het bespreken van het fiscale jaar moet je dan maar aannemen wat diegene zegt. Natuurlijk weet je globaal wel wat de inkomsten en uitgaven zijn, maar echt inzicht in bijvoorbeeld voerkosten of aan- en verkoopkosten van vee is er eigenlijk niet. Dat facturen van de voerleverancier bijvoorbeeld automatisch ingelezen worden en dat je kan koppelen met je vee, dat zie je niet overal. Dat is erg handig in Mifas Online. Wat ik verder erg fijn vind, is dat ik nu mijn facturen niet meer allemaal in de la of in een map hoef te bewaren, deze staan nu mooi digitaal in Mifas Online.’

Toepassen Mifas Online in de bedrijfsvoering

Mifas Online wordt wekelijks door de dochter van Kees de Groot gebruikt. Zelf werkt hij  1 á 2 keer per maand met het programma. De Groot: ‘Ik stuur facturen meestal direct of in ieder geval dezelfde dag nog door naar AgroBox. Ik weet dan dat ze de volgende dag in de administratie zitten en ik het niet meer kan vergeten. Vervolgens boek ik of mijn dochter de facturen in het in- en verkoopboek weg. Meestal lezen we aan het begin van een nieuwe maand de bankboekingen in van de vorige maand, zodat die ook gekoppeld kunnen worden aan de facturen.’

Om inzicht te krijgen in de financiële situatie, zoals overzicht in totale kosten en opbrengsten, maar ook per maand of op bijvoorbeeld specifieke kostenposten, gebruikt De Groot de financiële rapportages in Mifas Online. Hij gebruikt het managementoverzicht, kolommenbalans, openstaande posten en de liquiditeitsbegroting. Op basis van deze informatie en met name op basis van de liquiditeitsbegroting kan er sneller geschakeld worden.

Verwerken van verschillende facturen

De Groot vertelt over het verwerken van verschillende soorten facturen: ‘De PDF’s in e-mails stuur ik rechtstreeks door naar AgroBox, de papieren facturen scan ik via de scanner en dan worden ze in een apart mapje opgeslagen. Vanuit daar mail ik ze dan naar AgroBox. De elektronische facturen van de voerleverancier komen automatisch binnen, die facturen hoef ik dus niet te scannen. Als er van automatisch overschrijvingen geen factuur is, dan boek ik ze weg in het bankboek. Als er wel een factuur van is, dan stuur ik ze naar door naar AgroBox.’

Meerwaarde Mifas Online op bedrijfsvoering

Naast Mifas Online heeft de melkveehouder ook het melkveepakket van AgroVision, CowVision. De Groot: ‘Door de koppeling met CowVision kan ik de aan- en verkoop van het vee daaraan koppelen. Zo weet ik dus precies de prijs per dier. Mifas Online heeft zeker een meerwaarde op mijn bedrijfsvoering. Dankzij de liquiditeitsbegroting kan ik sneller schakelen indien nodig. Ik vind het heel handig dat dit erin zit. Ik maak af en toe een begroting voor de komende paar maanden. Zo weet ik wat ik ongeveer kan verwachten en waar ik eventueel bij moet sturen. Als de verwachting is dat de melkprijs gaat zakken bijvoorbeeld, dan kan ik dankzij de liquiditeitsbegroting zien wat voor effect dat heeft op de financiën.’ De Groot over het gebruiksgemak van Mifas Online: ‘Ja, het kost wel wat meer tijd, dan dat je alles door de boekhouder laat doen. Ik merk alleen dat ik nu veel meer op de hoogte ben van alle financiën. Daarnaast scheelt het zeker tijd dat ik vanuit Mifas Online de betalingen kan verrichten. Elke keer alles intikken bij de bank kost ook tijd. Met de openstaande posten zie ik makkelijk of er nog facturen zijn die nog niet aan de betaling gekoppeld zijn, of dat ik ze ook gewoon echt vergeten ben te betalen natuurlijk. Bij elke factuurboeking in Mifas Online staat ook een PDF die ik kan openen. Ik kan dus inboeken met de PDF ernaast op het scherm, dat werkt wel makkelijk. Verder zag ik dat ik ze ook kon openen als ik betalingen ga verrichten. Soms nog even die extra check of je de juiste factuur hebt is handig.’

AgroBox

Voor het verwerken van de facturen maakt De Groot  gebruik van AgroBox. ‘Ik vind het prima werken, af en toe is er een keer een factuur, die niet goed herkend wordt omdat er iets op de factuur ontbreekt, deze pas ik dan aan en dan komt hij alsnog in Mifas Online terecht. Ik krijg dan ook netjes een mail dat er nog een factuur is, die niet verwerkt kon worden.’

Direct betalingen doen vanuit Mifas Online

Kees de Groot regelt zijn betalingen direct vanuit Mifas Online. ‘Dit vind ik echt een mooie functie in het pakket. Normaal zag ik er altijd tegen op om alle facturen bij de bank in te voeren. Nu maak ik een bestandje met de betalingen erin en die lees ik bij de bank in.’

Samenwerking accountant in Mifas Online

Gebruikers van Mifas Online kunnen hun accountant en adviseur machtigen in Mifas Online. De melkveehouder heeft zijn accountantskantoor Flynth uit Dronten gemachtigd. De Groot: ‘Mijn accountant kan nu heel makkelijk met me meekijken. Dit scheelt tijd en geld. Voorheen moest ik altijd alle facturen afleveren bij de accountant, daarmee was ik vaak aan de late kant. Ik was dan eerst al een avond bezig om alle facturen bij elkaar te zoeken, met het rekeningafschrift van die periode, zodat alle facturen op volgorde in een mapje terecht kwamen. Met Mifas Online stuur ik de facturen meestal direct bij binnenkomst door naar AgroBox en dan komen ze in Mifas Online terecht, waar de boekhouder dan ook bij kan. Hij kan dan ook zien of ik bij ben met afboeken of dat er nog wat gedaan moet worden. Doordat de boekhouder nu voornamelijk nog maar hoeft te controleren en te corrigeren scheelt dat tijd en geld. Ik moet er nu natuurlijk zelf wel meer tijd in steken dan voorheen maar dat bevalt me tot nu toe prima. Het grote voordeel is namelijk, dat je nu beide hetzelfde ziet en het dus makkelijker overleggen en bespreken is.’

Begeleiding

De Groot: ‘De begeleiding vanuit AgroVision is goed. Ik heb extra uitleg gehad via de telefoon en TeamViewer. Ik kreeg via de mail een link naar de instructiefilmpjes en de e-learning. Als ik vragen heb, bel of mail ik de helpdesk.’