De voordelen en uitdagingen van online boekhouden

Er is maar één manier om het goed te doen.

Bijna 25 jaar geleden heeft Alfred Enting het administratie en adviesbureau Drenthe Signaal mede opgericht. Van oudsher heeft het bedrijf hoofdzakelijk agrarische klanten, maar inmiddels zijn er ook veel klanten uit andere sectoren bijgekomen. De meeste agrarische klanten van Drenthe Signaal werken met Mifas Online; het kantoor speelt hier een actieve rol in. We spraken Alfred Enting over de voordelen en uitdagingen van online boekhouden.

Op afstand meekijken en helpen

‘We willen uiteindelijk door naar online werken’, vertelt Alfred Enting tijdens het gesprek. De agrarische klanten werken hoofdzakelijk met Mifas Online en zelf gebruiken we Mifas Accountancy Online voor de klanten die liever hun administratie uitbesteden. Het overal benaderbaar zijn van het pakket vinden we een groot voordeel; op deze manier kunnen we makkelijk met de klant direct in zijn programma meekijken en verder helpen.

Ook het door de klanten zelf laten insturen van de facturen in plaats van dat de map fysiek op kantoor komt, ziet Enting als een vooruitgang. En dat is niet alleen voor degene die zelf zijn eigen boekhouding doet. “Als een klant niks van doen heeft met boekhouden, dan doen we de boekhouding met alle plezier voor de klant”, vervolgt Enting. “Als de klant dan wel zelf de facturen digitaal instuurt, dan kunnen we een stuk efficiënter werken. Dit scheelt in tijd en uiteindelijk dus ook de kosten. Veel klanten hebben hier wel oren naar. Maar de keus ligt natuurlijk wel altijd bij de klant wat hij daarin wilt.”

Belangrijke thema’s van nu: liquiditeit en financiering

“Uiteindelijk gaat het erom dat de klant veel meer financieel inzicht krijgt in zijn eigen financiële handel en wandel. Als de klant aan ons vraagt ‘Hoe staan we ervoor?’, dan kunnen wij heel snel even meekijken in Mifas Online. Dit is precies de richting waar we naar toe willen. Een belangrijk voordeel van online werken is namelijk dat je met actuele cijfers werkt. Vanaf het begin af aan hebben we daarom ook het In- en Verkoopboek gestimuleerd. Want als je het echt goed wil doen, moet je je facturen boeken op factuurdatum in een In- en Verkoopboek. Zo heb je altijd een actuele stand van je financiële situatie en krijg je ook sneller je BTW terug. Boek je in een bank, dan kan het maar zo zijn dat je die nota twee maanden later betaalt en dus twee maanden later je BTW terug kan vragen. Dit is liquiditeit technisch niet alleen onvoordelig, maar het kan aan het einde van het jaar ook grote suppleties opleveren en daar is de belastingdienst niet van gecharmeerd.”

Liquiditeit en financiering zijn nu natuurlijk grote thema’s in de agrarische sector. Op dit moment is het financieren bij de bank in 9 van de 10 gevallen erg lastig. Enting vervolgt: “En vanuit de bank worden ook steeds meer voorwaarden gesteld en informatie gevraagd. Voordat je bij de bank klaar bent, zijn er behoorlijk wat maanden overheen gegaan en is er al heel wat water door de rivier gestroomd. Beter is het om dit voor te blijven en je financiën goed te plannen. Daarom is een liquiditeitsplanning ontzettend belangrijk. Hiervoor maken we standaard samen met de klant voorafgaand aan het jaar een uitgebreide jaarbegroting. Hierin komen alle verwachte investeringen, kosten en opbrengsten aan bod. Deze jaarbegroting vertalen we vervolgens naar liquiditeit op maandbasis en die zetten we dan voor de klant in de liquiditeitsbegroting in Mifas Online. Op deze manier kan de klant op ieder moment de werkelijkheid en de begroting naast elkaar houden en analyseren of het nog in de pas loopt. Dreigt het mis te gaan, dan kan je op tijd anticiperen. Ook laat de liquiditeitsbegroting goed zien welke ruimte er nog is om te investeren. Want ook in lastige situaties, is het belangrijk om dit te blijven doen.”

 

Er is maar één manier en dat is dat je het goed doet.

“Over het algemeen hebben de klanten die zelf de boekhouding doen iets meer financieel inzicht in hun bedrijfsvoering”, benoemt Enting. “Ze zitten er wat vlotter op en kunnen zo ook wat makkelijker daarin sturen. Maar als je zelf de boekhouding wil doen, is er maar één manier om het te doen en dat is dat je het goed doet. In een administratie mag geen cent verschil zitten. Op het moment dat je administratie niet klopt, dan moeten wij dat nazoeken en dat kost meer geld dan het bij ons uitbesteden van de administratie.”

“Een goede begeleiding is daarom ontzettend belangrijk. We zorgen ervoor dat de administratie en BTW goed zijn ingesteld en we beantwoorden vragen als ‘Waar boek je dat nou op?’, ‘Hoe doe je dat en waarom?’. De klanten kunnen vervolgens de eerste 3 kwartalen de boekhouding prima zelf doen en de BTW vanuit Mifas Online naar de belastingdienst sturen. Maar in het laatste kwartaal hebben we het liefste dat de klant, nadat ze alles zelf hebben ingeboekt, het eerst door ons laten controleren. De gekste dingen halen we er dan nog uit en met terugwerkende kracht kunnen we dan zaken aanpassen. Zo weten we zeker dat de jaaropgave goed gaat en voorkomen we grote BTW suppleties na afloop van het jaar.”

“Als je zelf de boekhouding doet, is het belangrijk dat je zorgt voor een structuur in je systeem. Je krijgt op zo veel verschillende manieren facturen binnen en een factuur in je mailbox is snel verdwenen. Het is belangrijk om voor jezelf een systeem te bedenken dat je niks vergeet. Stuur regelmatig je facturen in, maak je mailbox leeg. En als je een mailtje opent, zorg er dan voor dat je hem direct verwerkt anders verdwijnt de mail snel naar onder in je mailbox en ben je hem kwijt. Doe dit niet ’s avonds, maar overdag. Want als er dan een vraag over de factuur is, dan kan je het direct regelen. Boekhouden is niet iets wat je erbij doet, want het is hartstikke belangrijk.”

 

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
This website uses cookies to improve your experience.